Pengenalan singkat setiap menu yang tersedia di aplikasi SIAP-YA by FixDigitech

"SIAP-YA" Sistem Informasi Apotek Yang Akurat

Dokumen ini berisi pengenalan singkat setiap menu yang tersedia di aplikasi SIAP-YA, disusun berdasarkan struktur menu di sidebar. Gunakan dokumen ini sebagai panduan cepat bagi pengguna baru (kasir, staf apotek, admin, maupun apoteker) untuk memahami fungsi tiap halaman sebelum mulai menggunakan sistem.

Daftar Isi

1. Menu Utama
2. Transaksi
3. Report
4. Barang
5. Management
6. Setting
7. Satu Sehat

1. Menu Utama
Dashboard. Halaman pertama yang tampil setelah login. Menyajikan ringkasan cepat aktivitas apotek dalam satu layar: total penjualan hari ini, stok obat yang menipis, obat yang mendekati/sudah kadaluwarsa, serta info penting lainnya. Cocok dijadikan titik awal setiap kali membuka aplikasi untuk memantau kondisi apotek secara sekilas.

2. Transaksi.
Penjualan. Halaman kasir utama untuk mencatat transaksi penjualan obat ke pasien/pelanggan. Fitur di dalamnya mencakup :

- Pencarian obat cepat (autocomplete) saat input item
- Perhitungan diskon per item dan PPN otomatis
- Input data resep (jika pembelian menggunakan resep dokter)
- Pencatatan data pembeli (nama, no. HP) — opsional
- Cetak struk setelah transaksi selesai

Setiap transaksi otomatis mengurangi stok barang dan tercatat di Kartu Stok serta memengaruhi Laporan Penjualan dan Laporan Keuangan.

3. Report
Laporan Penjualan. Rekap seluruh transaksi penjualan berdasarkan periode (tanggal dari–sampai) yang dipilih. Bisa difilter berdasarkan no. faktur, no. resep, atau nama pembeli. Setiap transaksi dapat dilihat detailnya (termasuk salinan struk), dan jika memakai resep, tersedia tombol untuk melihat salinan resep dalam format PDF. Tersedia juga "Export PDF" untuk mencetak laporan resmi ber-kop-surat yang mengikuti filter yang sedang aktif.

Laporan Keuangan. Menyajikan ringkasan "Laba Rugi" apotek : total pemasukan (penjualan), HPP (harga pokok penjualan), laba kotor, total pengeluaran (pembelian ke supplier), hingga laba/rugi bersih pada periode tertentu. Dilengkapi tab detail Pemasukan, Pengeluaran, dan rekap Per Supplier. Bisa diekspor ke PDF sebagai dokumen laporan keuangan resmi.

Report Dinkes. Laporan khusus yang disusun untuk kebutuhan pelaporan ke "Dinas Kesehatan", mencakup :
- Riwayat seluruh transaksi penjualan pada periode tertentu
- Report ED — monitoring obat yang mendekati/sudah melewati tanggal kadaluwarsa
- Batch Tracing — penelusuran ke faktur mana saja suatu batch/lot obat sudah terjual, penting untuk keperluan penarikan (recall) obat
- Grafik penjualan dan daftar obat terlaris

Tersedia tombol "Export PDF Dinkes" untuk mencetak dokumen resmi berisi seluruh bagian di atas sekaligus.

Laporan HPP. Laporan Harga Pokok Penjualan — membandingkan harga beli dan harga jual tiap obat untuk menghitung margin keuntungan, membantu evaluasi apakah harga jual yang ditetapkan sudah cukup menguntungkan.

Kartu Stok. Menampilkan riwayat lengkap keluar-masuknya stok untuk satu jenis obat pada periode tertentu — mencakup mutasi dari Barang Masuk, Penjualan, dan Stok Opname, lengkap dengan saldo awal dan saldo akhir periode. Bisa diekspor ke PDF sebagai dokumen kartu stok resmi.

4. Barang
Stok Barang. Data master seluruh obat/barang di apotek: kode, nama, kandungan, kategori, golongan, jenis, satuan, harga beli, harga jual, "HET (Harga Eceran Tertinggi)", tanggal kadaluwarsa, dan jumlah stok. Sistem otomatis memberi peringatan jika harga jual melebihi HET (melanggar regulasi) atau jika stok mendekati/sudah kadaluwarsa. Tersedia juga fitur cetak label rak dan Export PDF laporan stok lengkap.

Pemesanan Barang. Untuk membuat dan mencatat pesanan (Purchase Order/PO) obat yang akan dibeli dari supplier. Setiap PO bisa dicetak sebagai "Surat Pesanan Barang" resmi (PDF) yang siap dikirim ke supplier, lengkap dengan rincian item, harga, PPN, dan kolom tanda tangan. Penerimaan barang dari PO bisa dilakukan secara bertahap (parsial) melalui menu Barang Masuk.

Barang Masuk. Mencatat penerimaan barang dari supplier ke dalam stok apotek — baik dari PO yang sudah dibuat sebelumnya, maupun input manual. Tiap transaksi penerimaan bisa dicetak sebagai "Surat Penerimaan Barang" (PDF), lengkap dengan info batch/lot jika diisi.

Manajemen Batch. Mengelola nomor batch/lot dan tanggal kadaluwarsa tiap obat secara terperinci, mendukung sistem "FEFO" (First Expired First Out) — stok dengan tanggal kadaluwarsa terdekat akan diprioritaskan untuk dijual/dikeluarkan lebih dulu. Sangat penting untuk pengendalian mutu dan keamanan obat.

Retur Obat. Proses pengembalian (retur) obat ke supplier, misalnya karena rusak, mendekati/sudah kadaluwarsa, salah kirim, atau kelebihan stok. Setiap retur bisa dicetak sebagai "Surat Retur Obat" (PDF) resmi yang berisi rincian item, alasan retur, dan nilai klaim ke supplier.

Stok Opname (SO). Untuk melakukan pencocokan antara jumlah stok fisik di rak dengan catatan stok di sistem, dilakukan secara berkala (bulanan/tahunan) untuk menjaga akurasi data. Setiap sesi opname bisa dicetak sebagai "Berita Acara Stok Opname" (PDF) resmi, lengkap dengan kolom tanda tangan petugas dan Apoteker Penanggung Jawab.

Hutang Apotek. Sering terjadi telat pembayaran hutang bahkan lupa, SIAP-YA di lengkapi dengan menu HUTANG, khusus obat dengan pembelian jatuh tempo, sangat mudah untuk melacak data Hutang dilengkapi tanggal jatuh tempo pembayaran.

5. Management
Karyawan. Data tenaga kesehatan dan staf di apotek — Apoteker, Tenaga Teknis Kefarmasian (TTK), maupun dokter afiliasi — termasuk data No. STR/SIP yang diperlukan untuk keperluan resep dan integrasi SATU SEHAT.

SPO (Standar Operasional Prosedur). Tempat menyimpan seluruh dokumen SPO apotek dalam format PDF — misalnya prosedur pelayanan resep, penyimpanan obat, penanganan obat ED, dan sebagainya. Setiap SPO memiliki kategori, versi, tanggal berlaku, dan **tanggal review berikutnya** — sistem otomatis memberi peringatan jika suatu SPO sudah waktunya ditinjau ulang.

Berkas Karyawan. Arsip dokumen kepegawaian untuk tiap karyawan (KTP, ijazah, sertifikat kompetensi, dan dokumen administrasi lainnya). Setiap karyawan bisa memiliki banyak berkas, masing-masing diberi nama/label bebas saat diunggah agar mudah dikenali.

Dokumen Klinik. Arsip dokumen legal & operasional klinik/apotek, seperti Izin Usaha, Surat Izin Apotek (SIA), STRA/SIPA Apoteker, Sertifikat CDOB, NPWP, Akta Pendirian, dan dokumen kepatuhan regulasi lainnya. Sistem memantau **masa berlaku** tiap dokumen dan memberi peringatan otomatis jika mendekati/sudah kadaluwarsa — penting untuk menjaga kepatuhan izin usaha.

Surat Masuk & Surat Keluar. Surat masuk dan surat keluar bisa disimpan pada aplikasi SIAP-YA, seperti surat penawaran dari luar apotek, surat dari instansi lain, dan surat keluar juga bisa di simpan , sebagai arsip digital.

6. Setting
Profil. Halaman untuk melihat dan mengubah data akun milik pengguna yang sedang login, termasuk mengganti password.

Apotek. Pengaturan data profil apotek: nama, alamat, kontak, kode Kemenkes, data Apoteker Penanggung Jawab beserta No. SIPA/STRA. Data ini otomatis dipakai sebagai kop surat di seluruh dokumen resmi (laporan, surat pesanan, surat retur, dll) dan pada halaman login.

Supplier. Data pemasok/distributor obat yang bekerja sama dengan apotek, digunakan saat membuat Pemesanan Barang, Barang Masuk, dan Retur Obat.

Pengguna. Mengelola akun pengguna sistem beserta hak akses menu masing-masing. Admin dapat mencentang menu apa saja yang boleh diakses tiap pengguna non-admin — mendukung kontrol akses granular per fitur.

Tracker. Mencatat seluruh aktivitas pengguna di sistem — login, tambah data, edit, hapus, hingga transaksi — lengkap dengan waktu kejadian. Berguna untuk audit dan investigasi jika terjadi kesalahan input atau kejanggalan data. Bisa diekspor ke PDF (tanpa menampilkan alamat IP demi menjaga privasi).

Setting AI. Pengaturan token/API key layanan AI (Anthropic Claude, OpenAI, Google Gemini, atau provider custom) yang digunakan aplikasi, misalnya untuk fitur chat asisten AI di navbar. Tersedia fitur tes koneksi untuk memastikan API key valid sebelum digunakan.

Setting Telegram. Pengaturan Bot Token & Chat ID Telegram untuk mengirim notifikasi otomatis — misalnya setiap ada pengguna yang login atau mendaftar akun baru — ke grup/akun Telegram tertentu.

7. Satu Sehat
Mapping Obat. "(dalam progres pengembangan)" — Menyamakan data obat internal apotek dengan kode standar "KFA" (Kamus Farmasi & Alkes) milik platform SATU SEHAT Kementerian Kesehatan, sebagai syarat integrasi data obat ke sistem nasional.

Cari Pasien. "(dalam progres pengembangan)" — Pencarian data pasien (berbasis NIK) yang terintegrasi dengan platform SATU SEHAT, untuk mempercepat pencatatan data pasien saat transaksi menggunakan resep.

Setting Integrasi. Halaman pengaturan kredensial dan koneksi teknis ke platform SATU SEHAT Kemenkes — diperlukan sebagai prasyarat sebelum fitur Mapping Obat dan Cari Pasien dapat berfungsi penuh.

Beberapa hal umum yang berlaku di seluruh aplikasi SIAP-YA:

- "Hak akses per menu" diatur lewat menu Pengguna (Setting ? Pengguna). Akun admin otomatis memiliki akses ke seluruh menu; akun non-admin hanya bisa membuka menu yang telah dicentang aksesnya.
- "Dokumen resmi (PDF)" yang dihasilkan aplikasi (laporan, surat pesanan, surat retur, berita acara, dll) selalu memakai kop surat yang diambil dari data di menu Apotek.
- "Notifikasi Telegram" dan "fitur AI" bersifat opsional — aplikasi tetap berjalan normal walau kedua fitur ini belum dikonfigurasi.
- Menu di grup "Satu Sehat" sebagian masih dalam progres pengembangan dan akan terus disempurnakan mengikuti perkembangan integrasi resmi dengan Kementerian Kesehatan.

UJI COBA Aplikasi silahkan ke Menu Produk - SIAP-YA
informasi tentang aplikasi SIAP-YA, bisa menghubungi wa.tlp 082177846209